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V.Grillo Ciocchini, Pablo A. “Hacia el expediente digital. A paso firme y, más bien, rápido”


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V.Grillo Ciocchini, Pablo A. “Hacia el expediente digital. A paso firme y, más bien, rápido”


Publicado en: LA LEY 23/03/2018, 23/03/2018, 1

Cita Online: AR/DOC/565/2018

I. Hacia el expediente digital

El Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires avanza, a ritmo sostenido, hacia el expediente digital.

Por supuesto, el expediente totalmente digital no podrá implementarse hasta tanto se reforme el Cód. Proc. Civ. y Com. de la Prov. de Buenos Aires de 1968, faena que también está en curso.

Mientras tanto, el 1 de junio de 2018 comenzará a regir el reciente acuerdo 3886 de la Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires, que aprueba el nuevo "Reglamento para las presentaciones por medios electrónicos" (el "Reglamento").

El objetivo es lograr un expediente judicial digital, que pueda verse íntegramente a través de la Mesa de Entradas Virtual (la "MEV"). Así, se exhibirían en la MEV todos los escritos de ambas partes, toda la documentación y las respectivas providencias o resoluciones judiciales. Por supuesto, esto resultará en un ahorro de tiempo y gastos, especialmente para los abogados que trabajan más lejos de los tribunales. Y, quizás también, un incentivo para trabajar —justamente— más lejos de los tribunales y más cerca de los clientes.

El desafío que enfrenta el Reglamento es el de armonizar ese expediente digital con el texto del Cód. Proc. Civ. y Com. vigente. Este código que este año cumple medio siglo, y que se encuentra en proceso de revisión, no pudo tener en cuenta las nuevas tecnologías, ni su impacto sobre el ejercicio profesional.

En efecto, el art. 332 del Cód. Proc. Civ. y Com. vigente, que exige que la documentación sea presentada en original en toda clase de juicios. Por lo tanto, la prueba documental todavía debe ser adjuntada en formato físico al juzgado, aunque ahora podrá hacerse hasta un día hábil después del vencimiento del plazo.

Además, el nuevo régimen debe adecuarse también al actual art. 118 inc. 3º del Cód. Proc. Civ. y Com. en cuanto exige la firma de la parte que actúa personalmente con patrocinio letrado (y que, ordinariamente, no cuenta con una firma digital). Estos escritos, también seguirán presentándose en papel hasta que no se modifique el ordenamiento procesal.

Por todo lo anterior —y porque el juez seguirá firmando sus providencias en papel— el expediente digital tendrá todavía, como anexo, un legajo de documentación en papel.

Pero, a partir del nuevo Reglamento establecido por el Acuerdo 3886, podremos consultar íntegramente el expediente sin necesidad de asistir al juzgado.

II. La regla

Los escritos se presentan en forma electrónica, con la documentación adjunta también en formato digital.

Siempre que el escrito se encuentre firmado por un letrado apoderado, o que invoque el art. 48 del Cód. Proc. Civ. y Com., o que se trate de un escrito de mero trámite (en los términos del Acuerdo 3842), basta con la presentación electrónica del escrito firmado digitalmente.

En estos casos no hace falta ninguna presentación complementaria en papel.

Si la documentación puede válidamente adjuntarse en copia (por ejemplo, el poder), tampoco es necesario agregar otra copia en papel.

III. Las excepciones a los escritos electrónicos

Si la regla son los escritos electrónicos, los escritos que pueden presentarse en papel son la excepción.

Así, únicamente pueden presentarse en papel los siguientes escritos:

1) La demanda y otros escritos que den inicio al proceso (medidas cautelares, prueba anticipada, medidas preliminares, escritos de inicio en procesos voluntarios);

2) Los escritos que presente quien actúa por su propio derecho, con patrocinio, siempre que sea uno de los siguientes escritos: (i) demanda, reconvención y sus contestaciones, (ii) primera presentación en juicio, (iii) oposición y contestación de excepciones, (iv) planteo y contestación de incidentes, (v) desistimiento, transacción y allanamiento, (vi) interposición, fundamentación y contestación de recursos, y (vii) solicitud de medidas cautelares, levantamiento, modificación y sus contestaciones. Según el Acuerdo 3842, los demás escritos son de mero trámite y deben presentarse como electrónicos con la sola firma del letrado patrocinante;

3) Las presentaciones de personas extrañas al proceso (contestaciones de informes, etc.);

4) La queja por recurso denegado (porque, en ese caso, en la Cámara no existe aún un expediente digital en el cual efectuar la presentación);

5) Los muy raros y esporádicos casos de los escritos que puede presentar directamente la parte sin patrocinio (art. 93 de la Ley 5177);

IV. Ingreso de copias digitales

Siempre que se presente un escrito y/o documentación en papel, debe ingresarse también la copia digital dentro del siguiente día hábil.

De este modo, la presentación en papel no impide que el expediente digital se mantenga íntegro, pues la copia digitalizada debe igualmente ingresarse y se verá siempre en la MEV.

V. Documentación original

Dijimos más arriba que el "Reglamento para las presentaciones por medios electrónicos" pretende un expediente digital, pero que el Cód. Proc. Civ. y Com. exige que los documentos se presenten en papel.

Para lidiar con esta dicotomía, y aunque la documentación debe agregarse en formato digital con el escrito electrónico (para el expediente digital), dentro del siguiente día hábil debe acompañarse la documentación original en formato papel (para cumplir con el Cód. Proc. Civ. y Com.).

VI. Copias para traslado

Durante el año 2017 se dictó el Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos (Acuerdo 3845).

Según ese Reglamento, la notificación electrónica procede en todos los casos, excepto para dar traslado de la demanda, para citar a personas extrañas al proceso, o para la notificación de "las sentencias definitivas y las interlocutorias con fuerza de tales, con excepción de las que resuelvan negligencias en la producción de la prueba".

Por supuesto, continuarán vigentes las cédulas en papel, porque las personas extrañas al proceso no cuentan con un domicilio electrónico constituido.

Esas cédulas que deben diligenciarse en "formato papel", pero sin copias (por ejemplo, citaciones de testigos), deben remitirse al juzgado para su confronte en forma electrónica y serán impresas directamente por la Oficina de Mandamientos y Notificaciones respectiva.

En cambio las deben diligenciarse en papel y sí llevan copias (traslado de la demanda o documentos, etc.) seguirán según el trámite del modo tradicional.

Sólo en este último caso, es decir, siempre que se formule una presentación de la que debe darse traslado por cédula en papel con copias —y sólo en ese caso— deben acompañarse copias para traslado también en papel dentro del siguiente día hábil de formulada la presentación.

La idea, nuevamente, es la de disminuir al mínimo indispensable las presentaciones o documentos que se agreguen en papel.

VII. Fecha y hora de la presentación

Como hasta ahora, la presentación electrónica puede efectuarse durante las 24 horas de cualquier día (hábiles o inhábiles).

Los escritos quedan presentados desde el mismo momento en que el firmante presiona "Firmar y Enviar" en el portal https://notificaciones.scba.gov.ar. Ello es independiente de cualquier actividad que realice el tribunal.

Es decir que, aun cuando el tribunal no vea el escrito al día siguiente o no lo tenga por recibido, el escrito igualmente estará presentado en la fecha en que fue firmado y enviado por el presentante.

Si la presentación se realiza en tiempo inhábil, los plazos comenzarán a computarse a partir del día y hora hábil siguiente.

VIII. Impresión de los escritos

El juzgado no imprimirá los escritos electrónicos. Es otra novedad a favor de la despapelización.

Por lo tanto, el expediente se consultará en formato digital y no físico. Porque en el "expediente físico" sólo encontraremos algunos documentos originales, y las resoluciones firmadas por el juez, pero que no podrán correlacionarse con los respectivos escritos, que no serán impresos.

Por supuesto, esto representa un cambio extraordinario respecto del modo actual de seguir el curso de un expediente judicial. No sólo no será necesario concurrir al juzgado a compulsar los autos; ni siquiera será útil.

El modo de constatar el trámite de las actuaciones será la consulta en la MEV, porque sólo allí se encontrarán todos los escritos, todos los documentos y todas las providencias judiciales.

Esto permite ver un expediente durante las 24 horas de todos los días del año. Independientemente del horario de atención de los tribunales, de la feria judicial y de los paros del personal.

IX. Síntesis

En resumen, el Reglamento busca un expediente íntegramente digital, pero tiene también en cuenta la necesaria presentación en papel de los documentos que el Cód. Proc. Civ. y Com. ordena acompañar al expediente.

¿Cómo se resuelve este dilema?

Todos los escritos deben nacer digitales o digitalizarse luego. Y toda la documentación original debe presentarse en papel y digitalizarse después.

Entonces:

IX.a. Escritos

Si la presentación es electrónica, basta con esa presentación.

Si la presentación es en papel, debe incorporarse copia digital del escrito, dentro del día hábil siguiente.

IX.b. Documentación

Si se presenta documentación con un escrito electrónico, debe adjuntarse en formato digital, y agregarse los originales en papel dentro del día hábil siguiente.

Si se presenta documentación con un escrito en papel, debe ingresarse la copia digital dentro del día hábil siguiente.

IX.c. Incumplimientos

Cualquier incumplimiento a las reglas anteriores implica la necesaria intimación por cédula por parte del juzgado.

Así, el régimen es más benévolo que el del actual 120 del Cód. Proc. Civ. y Com. ("sin que se requiera intimación previa").

Además, se prevé que el juzgado igualmente dará trámite a los escritos presentados en papel, aun cuando no encuadren en las reglas precedentes, si la cuestión no admite demora.

Por lo tanto, no hay pérdida de derechos ni supuestos de sorpresa procesal. El incumplimiento de la carga de acompañar la versión papel de los documentos digitalizados, o la copia digital de los escritos en papel, no causa la pérdida inmediata de derechos e requiere una intimación previa.

Además se otorga una extensión del plazo (al siguiente día hábil) para efectuar esa presentación.

X. Conclusión

En definitiva, y más allá de algunos reparos que la redacción del Reglamento puede despertar, parece un paso adecuado hacia la mayor publicidad de los actos judiciales, la transparencia del proceso y la agilidad del trámite judicial.

Un paso útil, pero todavía insuficiente hasta que no se produzca la reforma del Cód. Proc. Civ. y Com., en cuyo marco el expediente digital debe encontrarse incluido como una novedad necesaria (aunque, quizás, no la más relevante).




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