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I.Granero, Horacio R. – El expediente digital en Camps, Carlos E. “Tratado de Derecho Procesal Electrónico”, Bs.As., Abeledo Perrot, 2015


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I.Granero, Horacio R. – El expediente digital en Camps, Carlos E. “Tratado de Derecho Procesal Electrónico”, Bs.As., Abeledo Perrot, 2015


La obra puede ser obtenida en como eBook en Thomson-Reuters

II.Garavano, Germán C. - Chayer, Héctor Mario “La ley de Expediente Electrónico y una experiencia exitosa de gestión digital en la justicia de CABA”


Publicado en: LLCABA2014 (febrero), 1

Cita Online: AR/DOC/210/2014

Sumario: I. Las leyes de Expediente Electrónico Judicial. — II. La firma electrónica de documentos digitales en el Ministerio Público Fiscal de la CABA. — III. Conclusión.

La reciente sanción de la ley 4736 de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires al igual que la ley nacional 26.685 ha vuelto a poner en discusión la necesidad de avanzar en la gestión digital y la despapelización de los procesos judiciales. Sin embargo, debe llamarse la atención sobre algunos inconvenientes en la técnica legislativa de ambas normas, para que puedan ser utilizadas de la mejor manera en aras a la consecución de los objetivos planteados. En esta línea, procuraremos mostrar, a través de la experiencia del Ministerio Público Fiscal de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires en la materia, que es posible gestionar digitalmente los procesos judiciales y reducir sensiblemente el uso del papel.

I. Las leyes de Expediente Electrónico Judicial

En julio de 2011, con el afán de ratificar e impulsar el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la justicia federal, la Ley No 26.685 estableció lo siguiente:

Art. 1º: Autorízase la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, comunicaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales.

Art. 2º: La Corte Suprema de Justicia de la Nación y el Consejo de la Magistratura de la Nación, de manera conjunta, reglamentarán su utilización y dispondrán su gradual implementación.

La Ley No 4736 de la CABA, publicada el 16 de diciembre de 2013, continúa en la misma línea, al igual que han hecho muchas provincias argentinas antes y dice:

Artículo 1°.- Eficacia jurídica. La utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firma electrónica, firma digital, comunicaciones electrónicas, notificaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en procedimientos administrativos y procesos judiciales, tienen para el sector público de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la presente Ley.

Art. 2º.- Ámbito de Aplicación. La presente Ley es de aplicación a todas las dependencias del sector público de la Ciudad de Buenos Aires incluidas en las previsiones del artículo 4º de la Ley 70.

Art. 3º.- Infraestructura de Firma digital. El Poder Ejecutivo, en su carácter de licenciante, implementa la infraestructura de firma digital del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que debe ser utilizada por la totalidad de las dependencias alcanzadas por esta Ley, conforme se establece en el artículo 2º, coordinando con los Poderes Legislativo y Judicial su operatividad y puesta en funcionamiento.

Como surge con claridad, la Ley No 4736 de la CABA copia casi a la letra el art. 1º de la Ley Nacional No 26.685, con algunos agregados. Cabe entonces su análisis conjunto.

Lamentablemente, debe iniciarse tal análisis señalando que ambas incurren en una falencia de técnica legislativa. Esta dificultad deriva del hecho de haber tomado casi a la letra la ley 18.237 de Uruguay (1). Ante la ausencia de una ley de firma digital en Uruguay, y la presencia de algunos conceptos dispersos en su plexo normativo, se propuso adoptar el criterio de equivalencia funcional de UNCITRAL, criterio que fue aceptado por la Corte Suprema de Uruguay. Haciendo uso de su facultad de iniciativa legislativa, la Corte envió el proyecto al Congreso uruguayo, y éste la sancionó el 20 de diciembre de 2007. En su artículo único, dice:

"Autorízase el uso de expediente electrónico, de documento electrónico, de clave informática simple, de firma electrónica, de firma digital, de comunicaciones electrónicas y de domicilio electrónico constituido, en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales. Facúltase a la Suprema Corte de Justicia para reglamentar su uso y disponer su gradual implantación".

Como notará el lector con una breve mirada, la estructura y casi todos los conceptos de la ley argentina (excepto el de clave informática simple) han sido inspirados en la ley uruguaya. Esto ha significado una distorsión de la legislación Argentina, motivada en que, a diferencia del Uruguay, nuestro país ya contaba con una Ley de Firma Digital que define los conceptos centrales de documento digital, firma digital y firma electrónica, y su valor jurídico.

Las leyes 26.685 y 4736 transcriben desde la ley uruguaya los conceptos de "expediente electrónico" y "documento electrónico" seguramente en búsqueda de plantear frente a los abogados en general, integrantes de los poderes judiciales y funcionarios públicos un paralelismo directo entre los actuales expedientes papel y sus reemplazantes digitales. Pero ninguno de ellos está definido en la ley 25.506, que en su lugar habla, en el artículo sexto, de "documento digital". Esto puede resultar un inconveniente pues nos sigue aferrando al pasado y si bien expertos en la materia señalan que la mejor forma de llevar adelante esta transición es mantener determinados formatos asimilables al papel (como lo están haciendo las editoriales con los libros electrónicos) en relación a los procesos judiciales y a diferencia de los libros, es necesario transformar los procesos de raíz. En esta línea no puede pasarse por alto que los procesos tienden a su oralización y desformalización, con lo cual procurar replicar esta estrategia podría ser contraproducente en aras a una justicia más accesible, ágil, y de que respuestas de calidad al vecino.

Así, hablar de "expediente electrónico", nos remitiría al pasado ya que un "expediente" es solo una colección de documentos, y su naturaleza o soporte dependerá, por tanto, de la de aquellos. Y la mención de "documento electrónico" sería imprecisa, ya que la interpretación armónica es entender que se refiere al documento digital definido por la Ley de Firma Digital —en cuyo caso no tiene ningún sentido cambiarle el nombre y debería denominarse "documento digital".

Sin embargo, el mayor de los problemas aparece cuando estas normas les otorgan a los expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firma electrónica, firma digital, comunicaciones electrónicas (2) y domicilios electrónicos constituidos, "idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales" en el caso de la ley nacional; e "idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice" en el caso de la ley local.

Esta afirmación contradice de manera flagrante a la ley 25.506 en el ámbito nacional, que en su art. 1º "reconoce el empleo de la firma electrónica y de la firma digital y su eficacia jurídica en las condiciones que establece la presente ley", y, a continuación, otorga en los arts. 7º y 8º presunciones de autoría e integridad al documento digital firmado digitalmente. Estas presunciones van claramente más allá de la eficacia jurídica de la firma ológrafa (que es el "equivalente convencional" de la firma digital y la firma electrónica). Y en el art. 5º limita la eficacia jurídica de la firma electrónica, ya que establece que "en caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez".

Como vemos, las leyes de Expediente Electrónico han creado un galimatías. ¿Acaso han querido los legisladores que la firma digital tenga, en el marco de los procesos judiciales federales y de la CABA, la misma eficacia jurídica y valor probatorio que la firma ológrafa, destituyéndola del privilegiado valor que le otorgó la ley 25.506? Esto indudablemente podría traer problemas interpretativos a futuro.

Finalmente, introducir los conceptos de "comunicaciones electrónicas" y "domicilio electrónico constituido" sin mayores referencias ni definiciones (a diferencia de la técnica legislativa con la cual se redactó la Ley 25.506, que define los términos que utiliza), abre también las puertas a futuros problemas de interpretación.

Para finalizar el análisis, debe señalarse que la ley nacional se circunscribe a los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, mientras que la ley local extiende su ámbito de aplicación a todo el sector público de la CABA. Y establece, exclusivamente para la firma digital (es decir, esta previsión no alcanza a los demás conceptos regulados), que el Poder Ejecutivo de la CABA implementará la infraestructura de firma digital como entidad licenciante u otorgante de certificados digitales para todo el sector público, en coordinación con los otros dos poderes.

Los problemas señalados, sin embargo, no deben ocultar el hecho que la sanción de estas leyes es una expresión de la voluntad pública de avanzar firmemente en la adopción de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la gestión judicial, y, en el caso de la CABA, en todo el sector público donde el Poder Ejecutivo viene siendo pionero en el uso de documentos digitales.

A modo de síntesis, entonces, puede afirmarse que

* ambas leyes tienen defectos de técnica legislativa que podrían dificultar su aplicación;

* que el alcance de la ley de la CABA es mayor, ya que

o es de aplicación para todo el sector público local;

o establece al Poder Ejecutivo como ente licenciante para todo el sector público para el otorgamiento de los certificados digitales necesarios a fin de utilizar la firma digital;

* y que ambas normas son una expresión de la voluntad del legislador de avanzar en un uso efectivo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en la justicia.

II. La firma electrónica de documentos digitales en el Ministerio Público Fiscal de la CABA

Desde varios años antes de la sanción de la ley de la CABA ya analizada, el Ministerio Público Fiscal local ha regulado la utilización de documentos digitales para el registro de información, como constancia escrita de actos administrativos y procesales, y ha instalado el uso de documentos digitales firmados electrónicamente en otros casos. Todas las experiencias se implementaron con gran éxito y sin ningún incidente que comprometiera la seguridad del sistema. Se describen a continuación y de modo sintético los casos más relevantes.

El "Sistema Electrónico de Gestión Administrativa" fue implementado sobre la plataforma OMBÚ desarrollada por el área informática del MPF. Su sustento normativo se encuentra en las resoluciones FG N° 291/10, 61/11, 118/12 y 533/12. Desde 2010, permite gestionar de manera exclusivamente digital gran parte de los trámites y procedimientos administrativos, con una notable reducción en el uso del papel y eliminando traslados de expedientes. Lo cual ha redundado en una disminución de costos y tiempos de tramitación, a la vez que facilitado el archivo y recuperación de la información.

A continuación se abordó la despapelización de la actividad judicial. El 1° de abril de 2013 se puso en marcha una experiencia piloto por el término de un año, consistente en el registro en el sistema informático KIWI (también desarrollado por el área informática del MPF con el apoyo de la Universidad Tecnológica Nacional) como único soporte documental de ciertos actos procesales vinculados a los casos penales y contravencionales (3). Simultáneamente, se dispuso en forma definitiva el uso de la comunicación digital como único modo de gestionar y documentar las comunicaciones, derivaciones o requerimientos que se realicen entre las unidades fiscales y las oficinas de servicios comunes del Ministerio Público Fiscal. La base normativa de este audaz paso es la Resolución FG N° 76/13.

Esta Resolución estableció que la aprobación de los documentos digitales utilizando el nombre de usuario y la contraseña de acceso a los sistemas, propia de cada funcionario, otorgan a dicho documento el carácter de firmado electrónicamente en los términos del art. 5 de la ley 25.506, es decir, mediante un conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos que utiliza el signatario como su medio de identificación. (4)

Es importante ir a los hechos, y constatar el resultado empírico de esta iniciativa. No sería la primera vez que la normativa es repelida por las prácticas de gestión judicial instaladas en la organización, o que una deficiente implementación impide la efectiva utilización de las herramientas promovidas en la norma.

Resulta notable entonces que, mediante la aplicación de este procedimiento para documentar actos procesales, desde el 1° de abril hasta el 17 de noviembre de 2013 se generaron digitalmente y se firmaron electrónicamente 7.401 disposiciones de archivo en primera instancia, y 2315 revisiones de archivo efectuadas por los fiscales de cámara. Y no se registró ninguna (sic) dificultad u objeción respecto de la legalidad del uso de los documentos digitales firmados electrónicamente, ni se ha sufrido la pérdida de ninguno de los referidos documentos.

Finalmente, esta evolución ha culminado recientemente con la implementación de un novedoso sistema de firma electrónica con huella dactilar a través de la Resolución 481/13. Este sistema introduce dos pasos de seguridad adicionales para la suscripción de actos procesales que se registran en soporte digital en el sistema KIWI y para las decisiones o dictámenes efectuados utilizando el "Sistema Electrónico de Gestión Administrativa" implementado sobre la plataforma OMBÚ. Estos dos pasos adicionales son (i) una contraseña de su exclusivo conocimiento y (ii) el uso de la huella dactilar del firmante.

No obstante considerar suficiente el empleo del usuario y contraseña registrados en el sistema informático para suscribir documentos en soporte digital con carácter de firma electrónica en los términos del art. 5 de la ley 25.506, estos dos pasos adicionales están llamados a proveer niveles superiores de seguridad y garantizar la erradicación de la delegación de tareas jurisdiccionales, ya que la huella dactilar es única e irrepetible en cada individuo.

En el caso de los actos procesales, se firman con este mecanismo aquellos que sólo requieren firmas de funcionarios y magistrados pertenecientes al Ministerio Público Fiscal, de acuerdo al siguiente procedimiento: Una vez aprobado el documento en el sistema Kiwi, para completar el proceso de firma, el signatario debe identificarse mediante un equipo que reconoce una de sus huellas dactilares y a continuación introducir una contraseña de su exclusivo conocimiento, distinta a la que emplea para el acceso al KIWI. Con estos dos requisitos cumplidos, el documento queda firmado electrónicamente e incorporado al sistema de gestión digital con incuestionable validez legal.

Así, desde el 1 de enero de 2014 todas las resoluciones de Fiscalía General, que regulan el funcionamiento del Ministerio Público Fiscal, se han firmado mediante el procedimiento descripto, terminando de eliminar el papel en todo el proceso interno de trabajo. Las primeras 15 resoluciones suscriptas electrónicamente y comunicadas a todos los fiscales que integran esta rama del Ministerio Público, han abordado temáticas tan disimiles como la registración del certificado de calidad de la Secretaria General de Acceso a justicia y DDHH expedido por el IRAM, licencias, procedimientos de compra, homologación de convenios, designaciones, reemplazos de magistrados, entre otras cuestiones que marcan la simplicidad y eficacia del sistema implementado.

III. Conclusión

La experiencia del Ministerio Público Fiscal descripta es un caso de exitosa ampliación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la justicia. Es, sin lugar a dudas, un claro avance tecnológico y organizacional prácticamente sin antecedentes en el ámbito judicial argentino, que instala mejores prácticas y señala rumbos.

Por su parte, las leyes de Expediente Electrónico analizadas previamente, con las restricciones aquí señaladas, no solo no generan ningún tipo de incompatibilidad con este sistema en pleno uso, sino que por el contrario se convierten en claras señales de que el camino escogido es el correcto. Estas leyes permitirán que el resto del Poder Judicial avance en esta dirección y que el día de mañana toda la gestión de procesos (administrativa y judicial) pueda ser realizada mediante documentos digitales firmados digitalmente integrados en la infraestructura de certificados organizada por el Poder Ejecutivo de la CABA.

Mientras tanto, y a tenor del art. 1 de la ley 4736 de la CABA, al menos ya no queda ninguna duda que la firma electrónica, en sus diversos tipos en uso en el Ministerio Público Fiscal tiene (al menos...) "idéntica eficacia y valor probatorio que su equivalente en soporte papel".

 (1) Su anteproyecto fue preparado por uno de los autores de este artículo, Héctor Mario Chayer, y presentado a la Corte Suprema de Justicia del país vecino en 2007, en el marco de un ambicioso programa de informatización de la Justicia uruguaya.

 (2) La ley de la CABA agrega, de modo innecesario, el concepto de "notificaciones electrónicas", que es una especie de las comunicaciones ya mencionadas.

 (3) Se aplica a los actos procesales de archivo en los supuestos contemplados por el art. 199 incs. a), d), e), f), g), h) e i) del Código Procesal Penal y del art. 39 de la ley de procedimiento contravencional; en el procedimiento relativo a las conformidades de archivo previstas en el art. 199 incs. f), g) e i) del Código Procesal Penal; y a las revisiones de archivo que correspondan en virtud de los arts. 200, 201 y 202 del Código Procesal Penal o a partir de lo dispuesto en las resoluciones FG N° 178/08, 1/10, 16/10 y 147/11.

 (4) Concordantemente, se dispuso que ese modo electrónico de suscripción resulta suficiente a los efectos de cumplir con el recaudo de firma que exige el art. 1.8 del Reglamento General de Organización y Funcionamiento del Poder Judicial de la C.A.B.A., establecido por Resolución CM N° 152/1999 y sus modificatorias



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