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    Superintendencia de la Economía Solidaria Gestión Documental



    supersolidaria



    Superintendencia de la Economía Solidaria


    Gestión Documental

    Informe de gestión.




    Realizado por

    Javier Segura Restrepo

    Gestión Documental



    BOGOTÁ, D.C. Diciembre de 2014




    1. Objetivo:

    El presente documento tiene como objetivo dar a conocer la gestión de las actividades realizadas en el área de gestión documental y los avances alcanzados en la implementación y puesta en marcha del nuevo sistema de gestión documental a través de un módulo de sede electrónica.


    2. Informe del estado actual del área de gestión documental: se realiza una descripción del estado actual y de las falencias que presenta el área.


    1. En la actualidad la Entidad requiere hacer una actualización de las tablas de retención documental ya que las vigentes no están acordes con la modificación de los procesos que se han realizado al interior de la misma. Las tablas están aprobadas según acuerdo 008 de 2003 por parte del AGN y fueron actualizadas y aprobadas por el acta 001 de 2005 por el comité de archivo. Adicionalmente la entidad debe levantar un inventario de toda la documentación física que posee y de esta manera realizar la valoración documental de los fondos acumulados.




    1. No existe en la entidad un programa de gestión documental el cual se debió implementar desde el año 2000 según la ley 594 “Ley General de Archivo”, así mismo no hay un plan de contingencia para afrontar los inconvenientes que se puedan presentar en el área. Se tiene proyectado el programa de gestión documental el cual está pendiente de ajustes con respecto a la plataforma documental y sede electrónica de la entidad.




    1. La documentación de la entidad se encuentra organizada por consecutivo de entrada y salida, para lo cual se viene trabajando en la conformación de expedientes según lo normado en la Ley General de Archivos. Adicionalmente no se está aplicando ningún método archivístico adecuado para la conservación de la información tanto en papel como en otros medios como disquetes, CD, libros, etc.




    1. No se cuenta con ningún inventario documental del archivo que se encuentra tanto en las instalaciones de la Supersolidaria como lo del depósito de archivo en Organizaciones Solidarias.



    1. Informe de transferencias recibidas por parte de Organizaciones Solidarias:

    La Superintendencia está en la obligación, según el Decreto 1515 de 2013 y el acuerdo 002 de 2014 del AGN, de recibir las transferencias de documentación que se encuentran en fondos acumulados de otras entidades y que son de nuestra competencia.




    1. Las transferencias documentales por parte de Organizaciones Solidarias fueron suspendidas en Octubre de 2013 y fueron retomadas a finales de enero de 2014.




    1. Con la entidad Organizaciones Solidarias se realizaron reuniones en las que se trataron temas en alusión a la transferencia y adicionalmente se redacto un documento de protocolo el cual es un requisito del Archivo General de la Nación. Para lo cual el comité de archivo de la entidad aprobó el protocolo y dio vía libre para la elaboración y ejecución del cronograma de transferencia documental concertado con Organizaciones Solidarias. Durante el año 2014 se recibieron 1000 metros lineales de transferencias.




    1. También se trabajó el tema de transferencias secundarias (archivo histórico), durante el periodo 2014 se recibió visita del Archivo General de la Nación sobre el particular en la cual se retroalimento sobre la normatividad vigente.

    4 Plan de mejoramiento archivístico:


    Como trabajo en la solución del plan de mejoramiento del archivo se puede informar lo siguiente:


    1. Se realizó una socialización sobre la conformación física y electrónica de expedientes al personal del outsourcing.




    1. Se efectuó una visita de seguimiento a los archivos de gestión de las áreas.




    1. Se tiene proyectado el programa de gestión documental el cual está pendiente de ajustes con respecto a la plataforma documental y sede electrónica de la entidad.




    1. Ya se tiene preparado y pendiente de presentación y aprobación al comité de archivo, el reglamento de archivo y correspondencia.




    1. Se está realizando la conformación de expedientes de entidades vigiladas por el personal del outsourcing.




    1. Se implementaron las tablas de retención documental aprobadas por el comité de archivo y validadas por el Archivo General de la Nación.




    1. Con respecto a la actualización de las tablas de retención documental de la entidad se realizó el levantamiento de información del área de secretaría general para la actualización de las mismas.



    1. Informe sobre trabajo realizado por el outsourcing de correspondencia:

    Durante el año 2014 podemos informar que en el área de correspondencia se recibieron el siguiente número de radicados:


    Periodo comprendido entre el 2 de enero a 31 de diciembre se recibieron 44.823 radicado de entrada. Durante el mismo periodo se tramitaron 25.769 radicados de salida.
    Para este periodo tanto la correspondencia recibida como enviada tuvo un crecimiento del 30% con respecto a la del año pasado. Adicionalmente los tiempos de radicación y digitalización tuvieron una mejora representativa así:


    • Tiempos de digitalización:

    Promedio anterior: 1 ½ Hora Promedio actual: 10 minutos


    • Errores:

    Promedio anterior: 20 errores mensuales Promedio actual: 9 errores mensuales



    1. Digitalización de documentos:

    Según el sistema de gestión de calidad implementado por la entidad, el proceso de digitalización de los documentos, se debe realizar por parte del outsourcing, quienes dentro de sus obligaciones contractuales certifican dicho procedimiento.





    1. Informe Ejecutivo de implementación de la nueva herramienta de gestión documental y sede electrónica:




      1. Levantamiento de la información

    La primera etapa del proyecto consistió en el levantamiento de la información para lo cual la empresa GSE presento a la SES una serie de documentos el cual deberían ser resueltos y devueltos para poder implementar los procesos dentro de la nueva herramienta. En la actualidad se encuentra al día todos los entregables.


    Para el levantamiento de la información se realizaron diversas reuniones con los jefes y coordinadores de las áreas y la persona encargada del área de archivo y correspondencia, quien es el enlace entre la entidad y el contratista. Dichas reuniones se realizaron con el fin de levantar la información de los procesos de comunicaciones oficiales y de lo correspondiente a peticiones, quejas y reclamos para la implementación en la sede electrónica.
    8.2. Reuniones técnicas:
    Durante el desarrollo del proyecto se han realizado diferentes reuniones técnicas con el área de sistemas para efectuar diversas pruebas sobre todo en la configuración del ancho de banda de la conexión de internet de la entidad.
    Las pruebas consisten en enviar archivos de diferentes tamaños para evaluar el comportamiento del servicio de internet observando si este resiste la capacidad de transmisión de datos.
    Adicionalmente se realizaron diferentes reuniones para la verificación del comportamiento de la nueva plataforma con los canales de internet dispuestos por la entidad
    8.3. Avances del proyecto
    La nueva plataforma y la sede electrónica ya se encuentran en funcionamiento desde el 10 diciembre de 2014 con las funcionalidades que se solicitaron en la primera fase del proyecto.

    Nos encontramos en la fase de nivelación y mejoras de los procesos de la herramienta.


    8.5 Información adicional
    Adicionalmente a lo expuesto anteriormente se realizo un trabajo con respecto a mejorar y optimizar los procesos de gestión documental para así mismo realizar una puesta en marcha de la nueva herramienta de gestión documental. Estas actividades buscan también mejorar la calidad del trabajo que se venía realizando con la anterior herramienta de gestión documental (Orfeo).
    8.6 Proyecto 2.015
    Con respecto al proyecto 2.015 se puede informar que el objetivo es implementar todos los trámites y procesos que tiene la entidad en la plataforma y sede electrónica para cumplir con la Estrategia de Gobierno en Línea, en cuanto a criterios de usabilidad, accesibilidad, interoperabilidad, cero papel y múltiples canales entre otros, y la aplicabilidad en materia de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
    Para ello habrá que realizar un levantamiento de información al interior de las áreas de la entidad con el fin de realizar la implementación debida en la nueva plataforma.


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