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  • 1. INTRODUCCIÓN

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    Gestión documental código gdo-tic-ma-004 sistema integrado de conservación sic versión


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    logomintic

    GESTIÓN DOCUMENTAL

    Código

    GDO-TIC-MA-004






    SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SIC

    Versión

    2.0





    logomintic

    SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SIC




    CONTENIDO





    1. INTRODUCCIÓN 3

    2. OBJETIVOS 6

    2.1 General 6

    2.2 Específicos 7

    3. ALCANCE 7

    3.1 Metodología de Implementación 7

    4. GLOSARIO 11

    2. OBJETIVOS 17

    2.1 General 17

    2.2 Específicos 18

    3. ALCANCE 18

    4.1. Actividades para la ejecución del plan, de acuerdo con los programas de conservación preventiva del SIC. 19

    4.2. Actividades específicas para cada uno de los planes 19

    4.3. Recursos: humanos, técnicos, logísticos y económico. 23

    4.4. Responsables 25

    5. Tiempo de ejecución - Cronograma de actividades 26

    6. Presupuesto 26

    7. Gestión de riesgos del plan 27




    1. INTRODUCCIÓN

    El Sistema Integrado de Conservación (SIC) del MINTIC hace parte del compendio de herramientas estratégicas y técnicas con las que cuenta la Entidad, para el logro de la implementación de medidas encaminadas a lograr la preservación de la memoria institucional en el corto, mediano y largo plazo; basándose principalmente en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación (AGN) como referentes normativos iniciales, además de tener en cuenda otras normas conexas, estándares internacionales y las directrices derivadas de la Política de Gestión Documental del Ministerio así como su PGD (Programa de Gestión Documental).


    La obligatoriedad en la elaboración del SIC se desprende del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 46 de Ley General de Archivos, donde se exige su implementación en las fases del ciclo vital de los documentos en los archivos de la Administración Pública; lo cual encuentra un desarrollo normativo dentro del Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.5.9, donde se considera la Preservación a Largo Plazo como uno de los procesos mínimos de la Gestión Documental, encontrando dicho proceso su asiento dentro del MINTIC a través del presente documento.
    En este mismo sentido, se continúa con el desarrollo e instrumentalización de la Política de Gestión Documental de la Entidad, la cual estima “normalizar la gestión integral de los documentos y servicios de archivo en sus diferentes fases y garantizando una gestión eficaz y adecuada en cualquier soporte en que se genere (papel o electrónico), siempre y cuando sean auténticos, fiables, íntegros, de fácil acceso y capaces de prestar apoyo en la toma de decisiones de la entidad, durante el tiempo que sea necesario1”, aportando los principios que persigue proteger el SIC como características de los documentos oficiales de la Institución.
    Todo lo anterior, indica que la generación del SIC, implica la articulación entre las directrices que en materia de Gestión Documental se han impartido desde los organismos competentes externos al MINTIC, las disposiciones internas de la Entidad y el respeto a la armonización que debe existir entre los distintos sistemas de gestión administrativa institucional descritos de forma específica en el PGD del Ministerio.
    Desde el punto de vista estructural, el Acuerdo 006 de 2014 aporta la definición y los componentes del SIC para su construcción conceptual y su materialización formal y operativa, describiéndolo en su Artículo 3, como “el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital2”. Esta misma norma, en su Artículo 4, exige la creación de dos componentes bajo el presupuesto de la existencia de un tercero:


    • Componente 1: Plan de Conservación Documental.

    • Componente 2: Plan de Preservación Digital a Largo plazo.

    • Componente Previo Obligatorio: Diagnóstico Integral de Archivo.



    Catálogo: portal -> 604
    portal -> Según el Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente, los empleos verdes son aquéllos que reducen el impacto ambiental de empresas y sectores económicos hasta alcanzar niveles sostenibles
    604 -> El ministro de comunicaciones
    604 -> Por el cual se crea la Comisión Intersectorial para el Desarrollo de la Economía Digital (cided)
    604 -> Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones decreto número de 2017
    604 -> Por medio del cual se concede un permiso remunerado y se hace un encargo
    604 -> Por medio del cual se concede un permiso remunerado y se hace un encargo
    604 -> Comunicaciones
    604 -> Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones decreto número de 2017
    604 -> Modelo de Gestión de Riesgos de Seguridad Digital
    604 -> Sector central
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